Seja na vida pessoal ou no ambiente de trabalho, uma coisa é certa: o tempo parece estar passando cada vez mais rápido. No escritório, para dar conta de tudo dentro dos prazos, é necessário fazer uma boa gestão do tempo e organizar as tarefas de forma eficiente.
Nesse artigo, listamos 10 técnicas infalíveis de gerenciamento de tempo para te ajudar nesse desafio. Confira!
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo visa priorizar o que deve ser feito e mensurar o tempo dedicado a cada atividade. Pensando em situações do cotidiano, se você sai do trabalho às 18h e demora 1h30 para chegar ao ponto A, o ideal é não marcar um compromisso às 19h nesse mesmo local.
Isso também se aplica ao dia a dia de trabalho. Se uma tarefa demora 10h para ser feita, se comprometer a entregá-la em 8h poderá prejudicar o resultado final. Para estabelecer prazos mais viáveis na realização de tarefas, o ideal é analisar de forma individual a parcela de tempo que cada tarefa demanda.
A definição parece bem simples, porém sua execução pode ser bem mais complexa. Principalmente no trabalho, em que as rotinas são mais dinâmicas e há cada vez mais demandas para serem entregues.
Por isso, quando se diz que certa pessoa faz uma ótima gestão do tempo no trabalho, trata-se, na realidade, de alguém que tem foco e sabe estabelecer prioridades, inclusive, prevendo pausas em sua rotina.
Como fazer uma boa gestão do tempo
O primeiro passo para organizar o seu dia é um conhecimento prévio, ou seja, você precisa saber quanto tempo demora para realizar atividades no trabalho, como analisar um relatório ou produzir um novo texto. Você pode fazer nosso teste de gestão do tempo para ter uma noção mais próxima de como sua organização é feita.
Manter a honestidade ao responder essas perguntas vai te ajudar a planejar o seu dia com exatidão, evitando que você coloque na sua lista de afazeres mais tarefas do que pode cumprir.
Além disso, é preciso definir o que é prioridade ou não. A tarefa prioritária é sempre a mais importante. Afinal, você não quer ficar apenas nas tarefas urgentes – ou apagando incêndios, né?
Uma boa maneira de evitar isso é utilizando a Matriz de Eisenhower, que define em categorias o que é importante em sua agenda. Especialista em gestão do tempo, Laura Vanderkam refletiu em sua palestra no TEDWomen sobre como lidamos com as prioridades
Como aproveitar melhor o tempo no trabalho
Em sua palestra, Laura, deu o exemplo de uma executiva que equilibrava seu tempo entre a empresa e a família. Em uma tarde, ao retornar para casa, ela percebeu que houve um vazamento no porão e ela teve que dedicar 7 horas da semana para lidar com a limpeza e o controle de danos.
Se alguém tivesse solicitado a ela essas mesmas 7 horas para treinar um novo colaborador, ela teria dito não devido aos compromissos de sua agenda. Porém, como o vazamento se tornou uma prioridade, ela teve que encaixá-lo em sua agenda.
No trabalho acontece o mesmo: há muitas tarefas para as quais achamos que não temos tempo, quando na verdade nós não queremos executá-las.
A ideia de Laura é que somos capazes de construir a vida que queremos, no tempo que temos, e que somos capazes de nos organizar. A seguir, veja nossas dicas para fazer uma ótima gestão de tempo no trabalho.
10 técnicas que vão te ajudar a fazer uma boa gestão do tempo no trabalho
Adotar boas técnicas de gestão do tempo não significa espremer o máximo de tarefas que você puder em seu dia.
Trata-se de otimizar a forma como você trabalha, executando tarefas mais simples de forma mais rápida para dedicar mais tempo àquelas mais complexas.
Abaixo, você encontrará uma lista de técnicas e ideias de como gerenciar o tempo no trabalho. Trata-se de um conjunto de princípios, regras e habilidades recomendadas por Rebecca Burn-Callander em um artigo do jornal britânico The Telegraph.
Gestão do tempo em prol da produtividade
1. Planeje seu dia
Logo no início da manhã, separe de 20 a 30 minutos para fazer uma to do list do seu dia. Com a ajuda da memória e das suas anotações prévias, coloque em uma lista todas as atividades que você deseja realizar nas próximas 8 horas de trabalho, de acordo com a prioridade delas.
Uma forma de facilitar esse processo no trabalho é usando o Runrun.it. Dentro da ferramenta, você consegue organizar suas atribuições no melhor formato (lista, kanban ou gantt), criar checklists para conferências e sinalizar o que há de mais importante.
2. Preveja imprevistos
Durante o expediente, o telefone irá tocar, as notificações vão subir em sua tela, novos e-mails irão chegar em sua caixa de entrada.
Se você tentar agendar seus afazeres sem nenhum respiro entre eles, estará sempre atrasado/a. Resultado: você ficará desanimado/a para se replanejar. Por isso, fazer uma gestão do tempo imbatível é antecipar pequenos espaços para as interrupções no seu planejamento.
3. Realize atividades parecidas em sequência
Procure executar todas as tarefas de um mesmo tipo em sequência e veja como seu tempo rende. Quando você se familiariza com um tipo de atividade pela repetição, seu raciocínio e suas mãos fluem mais naturalmente por elas.
A ideia aqui é que, quanto mais experiente em determinada função ou atividade, mais produtivo você se torna.
4. Concentre-se no que realmente importa
Fugir das distrações é um desafio constante, seja no escritório ou em home office. Para conseguir atingir o estado de flow, reduza o tanto de interrupções que puder, utilizando as funcionalidades dos dispositivos eletrônicos para silenciar notificações momentâneamente.
Uma boa tática para se concentrar é utilizar a técnica pomodoro (conheça no infográfico abaixo), que consiste em estabelecer períodos de plena atenção com pausas programadas para descanso. Assim, você conseguirá criar uma gestão do tempo equilibrada e ao mesmo tempo produtiva.
5. Princípio de Pareto
O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para gestão do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades.
Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.
Gestão do tempo em favor do planejamento
1. Delegue tarefas
Você talvez tenha dificuldade de delegar e prefira cuidar pessoalmente de cada etapa dos processos. Não se engane, pensando que está apenas supervisionando, enquanto que na verdade você está interrompendo o responsável pela tarefa a cada cinco minutos.
Ao passar o bastão para a sua equipe, você demonstra confiança nas habilidades dos profissionais e consegue dedicar seu tempo para ações mais analíticas e estratégicas, conseguindo assim preparar planejamentos mais assertivos para alcançar os objetivos.
Descubra tudo o que precisa saber sobre delegar tarefas em nosso kit completo
